Questions sur l'utilisation de PrivacyDocs
Abonnements et comptes
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Conception de la conformité
La révision des activités de données personnelles doit avoir lieu avant tout changement d'activité et également périodiquement. Pour les opérations qui ne devraient pas changer, une révision annuelle est souvent suffisante.
Processing of sensitive data is only allowed if additional safeguards are in place. Note that names of individuals that are generally not considered sensitive may also reveal their ethnicity (which is sensitive).
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Demander à l'IA
You should not blindly rely on advice produced by AI. The AI system is missing a lot of context.
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Utilisez le système d'IA pour vérifier vos textes, notamment dans les évaluations. Il peut aider à vérifier si les textes répondent aux questions auxquelles ils sont censés répondre, fournissent suffisamment de détails ou utilisent un langage approprié.
L'IA n'est activée que pour les champs contenant du texte afin que le système d'IA ait quelque chose à analyser. Elle n'est pas activée pour les textes très courts (quelques mots), les références et les dates.
Utilisation de base
Les activités de traitement que nous voyons souvent sont : fourniture de sites web, vente de produits, maintien d'une base de données clients, envoi d'e-mails marketing, gestion des dossiers RH, paie.
Les activités de traitement sont souvent regroupées. Nous recommandons de regrouper les activités qui partagent la base légale, l'objectif, les catégories de personnes concernées et les données personnelles, ainsi que la base légale.
Importation et exportation des données
Les données interconnectées sont difficiles à transférer entre les systèmes. Vous pouvez importer des tableaux avec des données textuelles au format CSV dans PrivacyDocs. Vous devrez examiner l'importation et restaurer manuellement les connexions dans PrivacyDocs.
Tables de données
Oui, vous pouvez créer vos propres tableaux.
Activités de traitement
Le meilleur moyen de les décrire est de structurer leurs noms, par exemple en concaténant le nom de l'activité composée suivi du nom de ses sous-activités.
Modifications des données
Pas pour le moment. En général, les fichiers plus volumineux sont également utilisés à d'autres fins et sont mieux stockés ailleurs. Vous devrez les télécharger sur une solution cloud tierce telle que Microsoft 365 ou Google Workspaces, et stocker un lien dans PrivacyDocs.
Rapports et travail d'équipe
Oui, vous pouvez générer une politique de confidentialité en demandant au chatbot AI PrivacyDocs d'en créer une couvrant certaines activités de traitement. Les politiques de confidentialité doivent être mises à jour lorsque les enregistrements des activités de traitement changent. Avec PrivacyDocs, vous pouvez générer (et régénérer si nécessaire) des descriptions des activités de traitement pour faire partie de votre politique de confidentialité.
Oui, vous devez inviter les collègues dans le dialogue d'administration et leur accorder l'autorisation de consulter (ou également de modifier) les enregistrements spécifiques sur lesquels vous souhaitez collaborer.
Pour obtenir une version PDF d'un rapport, vous devez utiliser l'option 'Imprimer en PDF' de votre navigateur. PrivacyDocs ne propose pas d'option PDF séparée pour les rapports, car les rapports sont généralement copiés-collés dans d'autres documents.