Conditions d'utilisation

Dernière mise à jour : 1er novembre 2024

1. Introduction

1.1 Ces Conditions de service (les 'Conditions') constituent un contrat légalement contraignant entre le Client et le Fournisseur (collectivement, les 'Parties'), régissant la fourniture des services PrivacyDocs (les 'Services').

1.2 Les services sont fournis par BISOT Advies V.O.F. (le 'Fournisseur'), une entreprise enregistrée aux Pays-Bas, numéro d'enregistrement 91533937.

1.3 Les Services sont fournis à une entreprise ou à une autre organisation professionnellement gérée (le 'Client'). Les Services ne sont pas fournis aux consommateurs.

1.4 Le Client consomme les Services pour lui-même et ne met pas les Services à la disposition d'autres parties.

1.5 Vous êtes une personne physique ('vous') et vous nous déclarez que vous êtes légalement en mesure de conclure des contrats et que vous avez l'autorité légale pour conclure ce contrat entre le Client et le Fournisseur.

1.6 En demandant les Services, vous acceptez de lier le Client aux Conditions.

1.7 Les Conditions prennent effet dès que vous accédez ou demandez les Services et restent en vigueur pendant toute la durée de la fourniture des Services.

2. Services

2.1 Les types de services suivants sont fournis et couverts par les conditions : le service de gestion documentaire, le service de conseil et le site web.

2.2 Le Service de Gestion Documentaire

2.2.1 Le service de gestion des documents consiste en la possibilité de stocker, d'accéder et de modifier les documents du Client en ligne.

2.2.2 Le service de gestion documentaire est fourni en ligne via le site PrivacyDocs.eu pour un usage direct par des utilisateurs humains via un navigateur web standard, afin d'établir et de maintenir la conformité du Client avec le Règlement UE 2016/679 (le Règlement général sur la protection des données, ou RGPD).

2.2.3 Le Service de Gestion Documentaire ne doit pas être utilisé à d'autres fins, y compris, mais sans s'y limiter, le stockage d'informations non liées à la conformité du Client au RGPD, l'envoi de courriels ou de messages SMS non sollicités, la redistribution du service à d'autres ou l'accès au service avec des scripts automatisés.

2.2.4 Le service de gestion des documents est demandé en ligne via le site PrivacyDocs.eu et doit être payé à l'avance.

2.2.5 Le service de gestion documentaire est fourni sous forme de périodes d'abonnement annuelles, avec une durée minimale d'abonnement d'un an. L'abonnement ne peut pas être annulé pendant la période d'abonnement annuelle. Il n'est pas renouvelé automatiquement et doit être renouvelé par le Client pour chaque année consécutive.

2.2.6 Un système basé sur l'Intelligence Artificielle (le 'système IA') est inclus dans le Service de Gestion Documentaire, accessible sur demande. Lorsqu'il est invoqué, le système IA fournit des recommandations qui ne constituent pas un conseil juridique et ne doivent pas être considérées comme des conseils ni comme une opinion ou un avis émis par le Fournisseur. Le Client doit évaluer l'applicabilité des recommandations faites par le système IA et reste responsable de toute utilisation de ces recommandations. Le système IA est basé sur un service externe, et les données mises à disposition du système IA peuvent potentiellement être utilisées ou mises à disposition de tiers.

2.2.7 Lorsque l'abonnement n'est pas renouvelé par le Client, toutes les données du Client stockées par le Fournisseur seront supprimées 90 jours après la date de fin de l'abonnement. Les enregistrements des utilisateurs qui ne sont plus associés à aucun Client seront supprimés immédiatement.

2.3 Le Service de Conseil

2.3.1 Le Service de Conseil consiste en conseils d'experts, en réalisant des évaluations de conformité (y compris des évaluations d'impact sur la protection des données, des évaluations d'intérêt légitime et des évaluations d'impact sur les transferts), des travaux de diligence raisonnable, de la saisie de données et d'autres services professionnels liés à la conformité au RGPD.

2.3.2 Le service de conseil est fourni à l'heure, avec un achat minimum de 4 heures.

2.3.3 Le service de conseil est fourni sur demande et est payé selon la facture correspondante envoyée par le Fournisseur au Client, dans un délai de 30 jours calendaires.

2.4 Le Site Web

2.4.1 Le Site consiste à rendre le site PrivacyDocs accessible au public à l'adresse privacydocs.eu, dans les parties qui sont rendues publiques à tous et qui ne nécessitent pas d'authentification ou de connexion.

2.4.2 Le site Web est fourni à des fins de promotion et de diffusion d'informations. Les informations fournies sur le site Web sont uniquement à des fins d'information. Aucune déclaration, promesse ou garantie n'est faite concernant l'exactitude, l'exhaustivité ou l'adéquation des informations contenues dans les présentes. Les utilisateurs de ce site Web ne doivent pas se fier uniquement aux informations fournies et doivent demander des conseils professionnels si nécessaire. Aucune responsabilité n'est assumée pour les erreurs ou omissions, ni pour les actions entreprises sur la base des informations fournies sur ce site Web. Le site Web est rédigé en anglais par un expert humain. Il est ensuite automatiquement traduit dans d'autres langues, et ces traductions sont vérifiées par un humain.

2.4.2 La version de démonstration du Service de Gestion Documentaire, fournie via le Site Web, est destinée à illustrer les capacités de gestion documentaire. Elle ne constitue pas un conseil ou une recommandation concernant la conformité au RGPD. Le Fournisseur n'est pas responsable des dommages ou pertes subis par le Client ou toute autre partie, causés par l'utilisation des données fournies sur le Site Web.

2.5 En utilisant le terme 'Services', nous entendons à la fois le Service de Gestion Documentaire et le Service de Conseil, sauf indication contraire dans le contexte ou déclaration explicite.

3. Paiement

3.1 Le paiement des services s'effectue exclusivement par paiements électroniques.

3.2 Le paiement pour les services est non remboursable, indépendamment de l'utilisation des services ou de la satisfaction du client à l'égard des services.

3.3 Le paiement pour les services est remboursable au prorata si le fournisseur ne parvient pas ou refuse de fournir le service dans son intégralité.

4. Responsabilité

4.1 Les Services sont fournis sur une base 'tel quel', sans aucune garantie ni représentation. Le Fournisseur n'est pas responsable des dommages ou pertes résultant de l'utilisation des Services.

4.2 L'utilisation des Services ne garantit pas la conformité du Client au RGPD.

4.3 Le Client est seul responsable des informations du client fournies au Service de Gestion Documentaire.

4.4 Le Fournisseur ne garantit pas que l'utilisation des Services répondra toujours aux exigences du Client.

4.5 Le Fournisseur ne pourra être tenu responsable envers le Client des conséquences résultant de la suppression, de la corruption ou de l'échec de stockage de données.

4.6 Le Fournisseur ne pourra être tenu responsable de tout manquement à la fourniture des Services en raison d'événements échappant à son contrôle, tels que, sans s'y limiter, les catastrophes naturelles, la guerre, les actions gouvernementales, les pannes de services publics, les actions des fournisseurs et des prestataires de services cloud, ou d'autres défaillances (Force Majeure).

4.7 Le Fournisseur ne sera pas responsable envers le Client, ni considéré comme ayant manqué à ses obligations ou violé le présent Accord, pour tout manquement à la fourniture des Services lorsque et dans la mesure où ce manquement est causé par ou résulte d'actes échappant au contrôle raisonnable du Fournisseur. Les défaillances des services tiers, des bibliothèques logicielles ou des systèmes, des éléments de l'infrastructure informatique ou d'autres artefacts technologiques utilisés pour fournir le Service sont également considérées comme échappant au contrôle raisonnable du Fournisseur, à moins que ces défaillances ne soient causées par des actions délibérées ou une négligence grave de la part du Fournisseur.

5. Propriété Intellectuelle

5.1 Les Services et tout contenu connexe sont la propriété du Fournisseur et sont protégés par le droit d'auteur et d'autres lois sur la propriété intellectuelle. La reproduction ou la redistribution des services, en particulier du Service de Gestion Documentaire ou du Site Web, est interdite.

5.2 Les Clients peuvent réutiliser le contenu fourni avec les Services dans leur propre documentation relative à leur propre conformité au RGPD.

6. Sécurité et Confidentialité

6.1 Le Fournisseur prendra des mesures raisonnables pour garder les données des Clients et les interactions avec les Services sécurisées et confidentielles.

7. Utilisation Équitable

7.1 Le Client s'engage à utiliser les Services de manière équitable et conformément à leur finalité. Le non-respect de cette obligation peut entraîner la suspension ou la résiliation des Services. Dans de tels cas, les frais payés par le Client ne seront pas remboursés, ni totalement ni partiellement.

7.2 Le Fournisseur se réserve le droit de déterminer ce qui constitue un usage équitable et peut modifier ses directives sur l'usage équitable à tout moment.

7.3 Le Client est responsable de toute perte ou dommage causé au Fournisseur ou à des tiers en raison d'une violation de l'utilisation équitable.

8. Droit applicable et juridiction

8.1 Les Conditions seront régies et interprétées conformément aux lois des Pays-Bas.

8.2 Tout litige découlant des Conditions ou en relation avec celles-ci sera soumis à la juridiction exclusive des tribunaux des Pays-Bas.

9. Langue

9.1 Les Conditions sont disponibles en plusieurs langues. En cas de divergences dans la compréhension, la version anglaise prévaudra.

9.2 Le service de conseil est disponible uniquement en anglais.

10. Amendements

10.1 Le Fournisseur peut modifier les Conditions de temps à autre. Toute modification sera effective dès sa publication sur le site web des Services.