Dit is een voorbeeld van een register van verwerkingsactiviteiten "Marketing-e-mails", afkomstig uit de PrivacyDocs-demo. Een vergelijkbaar rapport kan worden gegenereerd vanuit PrivacyDocs met de functie 'Rapporten'.
| Veld | Waarde | Notities |
|---|---|---|
| Verwerkingsnaam | Marketing-e-mails | Korte maar beschrijvende interne naam |
| Status | Goedgekeurd | Recordstatus |
| Verantwoordelijke persoon | Mevrouw Marketeer Sr. | Zakelijk verantwoordelijke, doorgaans de leidinggevende van de verantwoordelijke afdeling (voor interne administratie) |
| Laatste beoordeling | 2024-07-04 | De datum waarop het record voor het laatst is beoordeeld |
| Verantwoordelijke afdeling | Marketing | Afdeling die het proces beheert (voor interne administratie) |
| Contactpersoon | Mevrouw Marketeer Sr. | |
| Laatste update | 2024-12-13 | Automatisch berekende datum van de laatste recordwijziging |
| Volgende beoordeling | 2025-04-04 | |
| Verantwoordelijke | Mijn bedrijf, BV, E-mailmarketing BV | Naam van de Verantwoordelijke |
| Ontvangers | Ontvangers van persoonsgegevens die in de activiteit worden verwerkt | |
| Bewaring | 7 jaar | Bewaartermijnen en regels die worden gebruikt om deze bewaartermijnen te bepalen |
| TIA(s) | Overdrachtsimpactbeoordeling (TIA), aanbevolen wanneer persoonsgegevens tijdens de verwerking buiten de EU worden geëxporteerd | |
| Beveiligingsmaatregelen | Beveiligingsmaatregelen die van toepassing zijn of specifiek zijn voor de verwerking | |
| JCA | De essentie van de Overeenkomst inzake Gezamenlijke Verantwoordelijkheid die aan de betrokkenen moet worden beschikbaar gesteld (AVG Artikel 26 (2)) | |
| Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken | Email marketing BV | Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor de activiteit, indien van toepassing |
| Doeleinden | Promotie | Doeleinden van verwerking die met de activiteit moeten worden bereikt |
| Persoonsgegevens | Contactgegevens, Persoonlijke gegevens, Aankoopgeschiedenis | Persoonsgegevens (categorieën) verwerkt door de activiteit |
| Juridische basis | Marketingtoestemming | Uw bedrijfsspecifieke juridische basis die wordt gebruikt om de verwerking te legitimeren |
| Beschrijving | Het verzenden van marketing-e-mails naar bestaande klanten en prospects die zich hebben aangemeld (ongeveer 70% van hen) | Beschrijving van de activiteit, begrijpelijk en toegankelijk voor de betrokkenen |
| Betrokkenen | Klanten, Prospects | Betrokkenen wiens gegevens in de activiteit worden verwerkt |
| Archiveringssystemen | Spreadsheets, papieren bestanden, databases, andere systemen waarin persoonsgegevens worden opgeslagen, gedeeld en toegankelijk gemaakt op basis van persoonlijke kenmerken zoals naam, e-mail, personeelsnummer, enz. | |
| DPIA's | Verwijzingen naar de GEB die is uitgevoerd met betrekking tot deze verwerkingsactiviteit | |
| Herzieningsschema | Jaarlijks | Herzieningsschema in dagen sinds de laatste herziening |
| Risico's | Risicokriteria voor de verwerking; bij twee of meer criteria moet u een GEB uitvoeren | |
| Rechten | Informatie ontvangen, Toegang, Rectificatie, Verwijdering | De facto rechten verleend aan individuen in deze activiteit |
| Gegevensbron | Individuen | De oorsprong waaruit persoonsgegevens worden verkregen |
| Verwerkers | Website Hosting BV | Verwerkers die betrokken zijn bij de activiteit |
| Contractueel | Ja, klant | Is dat een wettelijke of contractuele vereiste voor de betrokkene? |
| Notities | Nee | Notities van het privacyteam |
| Overdrachten | Nee | Overdrachten van persoonsgegevens buiten de EU in het kader van de activiteit |
Dit record is gemaakt om te laten zien hoe het eruit kan zien op PrivacyDocs en om u te inspireren. Het mag niet worden gekopieerd naar uw register van verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens en mag niet worden opgevat als enige vorm van aanbeveling of advies.