Servicevoorwaarden

Laatst bijgewerkt: 1 november 2024

1. Inleiding

1.1 Deze Servicevoorwaarden (de 'Voorwaarden') vormen een juridisch bindend contract tussen de Klant en de Leverancier (gezamenlijk de 'Partijen'), dat de levering van PrivacyDocs-diensten (de 'Diensten') regelt.

1.2 De diensten worden geleverd door BISOT Advies V.O.F. (de 'Provider'), een bedrijf geregistreerd in Nederland, registratienummer 91533937.

1.3 De Diensten worden geleverd aan een bedrijf of een andere professioneel georganiseerde organisatie (de 'Klant'). De Diensten worden niet geleverd aan consumenten.

1.4 De Klant gebruikt de Diensten zelf en stelt de Diensten niet beschikbaar voor andere partijen.

1.5 U bent een natuurlijke persoon ('u') en u verklaart ons dat u wettelijk in staat bent om contracten te sluiten en dat u de wettelijke bevoegdheid heeft om dit contract tussen de Klant en de Leverancier aan te gaan.

1.6 Door de Diensten aan te vragen, stem je ermee in de Klant aan de Voorwaarden te binden.

1.7 De Voorwaarden treden in werking op het moment dat u toegang krijgt tot of de Diensten aanvraagt en blijven van kracht gedurende de duur van de levering van de Diensten.

2. Diensten

2.1 De volgende soorten diensten worden geleverd en gedekt door de voorwaarden: de documentbeheerdienst, de adviesdienst en de website.

2.2 De Documentbeheer Service

2.2.1 De documentbeheerdienst bestaat uit de mogelijkheid om documenten van de Klant online op te slaan, te openen en te wijzigen.

2.2.2 De documentbeheerservice wordt online aangeboden via de website PrivacyDocs.eu voor direct gebruik door menselijke gebruikers via een standaardwebbrowser, om de naleving van de Klant met de EU-verordening 2016/679 (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, of AVG) vast te stellen en te handhaven.

2.2.3 De Documentbeheer Service mag niet voor andere doeleinden worden gebruikt, inclusief maar niet beperkt tot het opslaan van informatie die niet gerelateerd is aan de AVG (GDPR) naleving van de Klant, het verzenden van ongevraagde e-mail of SMS-berichten, het herverdelen van de service aan anderen, of het benaderen van de service met geautomatiseerde scripts.

2.2.4 De documentbeheerdienst wordt online aangevraagd via de website PrivacyDocs.eu en moet vooraf worden betaald.

2.2.5 De Documentbeheer Service wordt aangeboden in jaarlijkse abonnementsperiodes, met een minimale abonnementsduur van één jaar. Het abonnement kan binnen de jaarlijkse abonnementsperiode niet worden opgezegd. Het wordt niet automatisch verlengd en moet door de Klant voor elk volgend jaar worden verlengd.

2.2.6 Een systeem gebaseerd op Kunstmatige Intelligentie (het 'AI-systeem') is opgenomen in de Documentbeheer Service, toegankelijk op aanvraag. Wanneer het wordt ingeschakeld, biedt het AI-systeem aanbevelingen die geen juridisch advies vormen en niet als advies of als een mening of advies van de Leverancier moeten worden behandeld. De Klant moet de toepasbaarheid van de aanbevelingen van het AI-systeem beoordelen en blijft verantwoordelijk voor elk gebruik van deze aanbevelingen. Het AI-systeem is gebaseerd op een externe dienst, en de gegevens die aan het AI-systeem beschikbaar worden gesteld, kunnen mogelijk verder worden gebruikt of aan derden worden verstrekt.

2.2.7 Wanneer een abonnement niet door de Klant wordt verlengd, worden alle Klantgegevens die door de Leverancier zijn opgeslagen, 90 dagen na de einddatum van het abonnement verwijderd. Gebruikersrecords die niet meer aan een Klant zijn gekoppeld, worden onmiddellijk verwijderd.

2.3 De Adviesdienst

2.3.1 De adviesdienst bestaat uit deskundig advies, het uitvoeren van compliance-beoordelingen (inclusief gegevensbeschermingseffectbeoordelingen, beoordelingen van legitiem belang en overdrachteffectbeoordelingen), due diligence-werk, gegevensinvoer en andere professionele diensten met betrekking tot AVG (GDPR) compliance.

2.3.2 De adviesdienst wordt per uur geleverd, met een minimale aankoop van 4 uur.

2.3.3 De adviesdienst wordt op verzoek geleverd en wordt betaald volgens de bijbehorende factuur die door de Leverancier aan de Klant is gestuurd, binnen 30 kalenderdagen.

2.4 De Website

2.4.1 De Website bestaat uit het openbaar maken van de PrivacyDocs-website op privacydocs.eu, in de delen die openbaar zijn voor iedereen en geen authenticatie of inloggen vereisen.

2.4.2 De website wordt aangeboden voor promotie- en informatieve doeleinden. De informatie die op de website wordt verstrekt, is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Er worden geen claims, beloftes of garanties gedaan met betrekking tot de nauwkeurigheid, volledigheid of geschiktheid van de hierin opgenomen informatie. Gebruikers van deze website mogen niet uitsluitend vertrouwen op de verstrekte informatie en dienen indien nodig professioneel advies in te winnen. Er wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor eventuele fouten of omissies, of voor acties die zijn ondernomen op basis van de informatie die op deze website is verstrekt. De website is in het Engels geschreven door een menselijke expert. Deze wordt vervolgens automatisch in andere talen vertaald, en deze vertalingen worden door een mens gecontroleerd.

2.4.2 De demoversie van de Document Management Service, aangeboden via de Website, is bedoeld ter illustratie van de documentbeheer mogelijkheden. Het vormt geen advies of aanbeveling met betrekking tot de naleving van de AVG (GDPR). De Aanbieder is niet aansprakelijk voor enige schade of verlies geleden door de Klant of enige andere partij, veroorzaakt door het gebruik van de gegevens die op de Website zijn verstrekt.

2.5 Met de term 'Diensten' bedoelen we zowel de Documentbeheer Dienst als de Adviesdienst, tenzij anders wordt geïmpliceerd door de context of expliciet wordt vermeld.

3. Betaling

3.1 Betaling voor de diensten geschiedt uitsluitend via elektronische betalingen.

3.2 Betaling voor de diensten is niet-restitueerbaar, ongeacht het gebruik van de diensten of de tevredenheid van de klant met de diensten.

3.3 Betaling voor de diensten is op pro-rata basis terugbetaalbaar als de aanbieder weigert of niet in staat is de dienst volledig te leveren.

4. Aansprakelijkheid

4.1 De Diensten worden geleverd op een 'zoals ze zijn'-basis, zonder enige garanties of verklaringen. De Provider is niet aansprakelijk voor enige schade of verliezen die voortvloeien uit het gebruik van de Diensten.

4.2 Het gebruik van de Diensten garandeert niet dat de Klant voldoet aan de AVG (GDPR).

4.3 De Klant is uitsluitend verantwoordelijk voor de informatie van de klant die aan de Documentbeheer Service is verstrekt.

4.4 De Leverancier garandeert niet dat het gebruik van de Diensten altijd aan de eisen van de Klant zal voldoen.

4.5 De Leverancier is niet aansprakelijk tegenover de Klant voor gevolgen die voortvloeien uit het verwijderen, beschadigen of falen van het opslaan van gegevens.

4.6 De Leverancier is niet aansprakelijk voor enige tekortkoming in de levering van de Diensten als gevolg van gebeurtenissen buiten zijn controle, zoals, maar niet beperkt tot, natuurrampen, oorlog, overheidsmaatregelen, storingen in nutsvoorzieningen, acties van leveranciers en cloudproviders, of andere storingen (Overmacht).

4.7 De Leverancier is niet aansprakelijk of verantwoordelijk jegens de Klant, noch wordt hij geacht in gebreke te zijn gebleven of deze Overeenkomst te hebben geschonden, voor enige tekortkoming in het leveren van de Diensten wanneer en voor zover deze tekortkoming is veroorzaakt door of het gevolg is van handelingen die buiten de redelijke controle van de Leverancier vallen. Tekortkomingen van diensten van derden, softwarebibliotheken of systemen, elementen van computerinfrastructuur of andere technologische artefacten die worden gebruikt om de Dienst te verlenen, worden ook beschouwd als buiten de redelijke controle van de Leverancier, tenzij dergelijke tekortkomingen het gevolg zijn van opzettelijke handelingen of grove nalatigheid van de Leverancier.

5. Intellectueel Eigendom

5.1 De Diensten en alle gerelateerde inhoud zijn eigendom van de Leverancier en zijn beschermd door auteursrecht en andere intellectuele eigendomswetten. Reproductie of herverdeling van de diensten, in het bijzonder de Documentbeheer Dienst of de Website, is verboden.

5.2 Klanten mogen de inhoud die met de Diensten is geleverd, hergebruiken in hun eigen documentatie met betrekking tot hun eigen AVG (GDPR) compliance.

6. Beveiliging en Vertrouwelijkheid

6.1 De Leverancier zal redelijke maatregelen nemen om de gegevens van de Klant en de interacties met de Diensten veilig en vertrouwelijk te houden.

7. Eerlijk Gebruik

7.1 De Klant stemt ermee in de Diensten eerlijk en in overeenstemming met hun beoogde doel te gebruiken. Het niet naleven hiervan kan leiden tot opschorting of beëindiging van de Diensten. In dergelijke gevallen worden de door de Klant betaalde vergoedingen niet terugbetaald, hetzij volledig of gedeeltelijk.

7.2 De Leverancier behoudt zich het recht voor om te bepalen wat als eerlijk gebruik wordt beschouwd en kan zijn richtlijnen voor eerlijk gebruik te allen tijde wijzigen.

7.3 De Klant is aansprakelijk voor eventuele verliezen of schade die de Provider of derden lijden als gevolg van een schending van het faire gebruik.

8. Toepasselijk recht en jurisdictie

8.1 De Voorwaarden worden beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met de wetten van Nederland.

8.2 Elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met de Voorwaarden zal worden voorgelegd aan de exclusieve jurisdictie van de rechtbanken van Nederland.

9. Taal

9.1 De Voorwaarden zijn beschikbaar in meerdere talen. In geval van enige discrepanties in begrip, heeft de Engelse versie voorrang.

9.2 De adviesdienst is alleen in het Engels beschikbaar.

10. Wijzigingen

10.1 De Leverancier kan de Voorwaarden van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zijn van kracht zodra ze op de website van de Diensten worden geplaatst.