Vragen over het gebruik van PrivacyDocs
Abonnementen en accounts
You do not need to remember a password to use PrivacyDocs. Provide the email address that you used to enroll with PrivacyDocs and you will receive a single-use login link with a temporary password in it.
Lees hier meer
PrivacyDocs is beschikbaar in de EU. Neem contact met ons op om te controleren of je vanuit jouw land buiten de EU kunt deelnemen aan PrivacyDocs.
Compliance-ontwerp
De beoordeling van de activiteiten met persoonsgegevens moet plaatsvinden vóór elke wijziging van de activiteit en ook periodiek. Voor operaties waarvan niet wordt verwacht dat ze veranderen, is een jaarlijkse beoordeling vaak voldoende.
Processing of sensitive data is only allowed if additional safeguards are in place. Note that names of individuals that are generally not considered sensitive may also reveal their ethnicity (which is sensitive).
Lees hier meer
AI vragen
You should not blindly rely on advice produced by AI. The AI system is missing a lot of context.
Lees hier meer
Gebruik het AI-systeem om uw teksten te controleren, vooral in beoordelingen. Het kan helpen bij het controleren of de teksten de vragen beantwoorden die ze moeten beantwoorden, voldoende details bieden of gepaste taal gebruiken.
AI is alleen ingeschakeld voor velden die tekst bevatten, zodat het AI-systeem iets heeft om te analyseren. Het is niet ingeschakeld voor zeer korte teksten (een paar woorden), referenties en datums.
Basisgebruik
Verwerkingsactiviteiten die we vaak zien zijn: het aanbieden van websites, het verkopen van producten, het onderhouden van een klantenbestand, het verzenden van marketing-e-mails, het onderhouden van HR-dossiers, salarisadministratie.
Verwerkingsactiviteiten worden vaak samengevoegd. We raden aan om activiteiten te groeperen die dezelfde juridische basis, het doel, de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens, en de juridische basis delen.
Gegevensimport en -export
Onderling verbonden gegevens zijn moeilijk tussen systemen over te dragen. U kunt tabellen met tekstgegevens in CSV-indeling importeren in PrivacyDocs. U moet de import controleren en handmatig verbindingen in PrivacyDocs herstellen.
Gegevens tabellen
Ja, u kunt uw eigen tabellen maken.
Verwerkingsactiviteiten
De beste manier om ze te beschrijven is door hun namen te structureren, bijvoorbeeld door de naam van de samengestelde activiteit te concatenateren met de naam van de subactiviteiten.
Gegevenswijzigingen
Op dit moment niet. Meestal worden grotere bestanden ook voor andere doeleinden gebruikt en kunnen ze beter elders worden opgeslagen. U moet ze uploaden naar een cloudoplossing van een derde partij, zoals Microsoft 365 of Google Workspaces, en een link opslaan in PrivacyDocs.
Rapporten en teamwork
Ja, je kunt een privacybeleid genereren door de PrivacyDocs AI-chatbot te vragen er een te maken die bepaalde verwerkingsactiviteiten dekt. Privacybeleid moet worden bijgewerkt wanneer de registraties van verwerkingsactiviteiten veranderen. Met PrivacyDocs kun je beschrijvingen van de verwerkingsactiviteiten genereren (en indien nodig opnieuw genereren) die deel uitmaken van je privacybeleid.
Ja, je moet de collega's uitnodigen in de beheerdialoog en hen toestemming geven om de specifieke records die je wilt samenwerken te bekijken (of ook te wijzigen).
Om een PDF-versie van een rapport te krijgen, moet u de optie 'Afdrukken naar PDF' van uw browser gebruiken. PrivacyDocs biedt geen aparte PDF-optie voor de rapporten, omdat de rapporten meestal in andere documenten worden gekopieerd en geplakt.